Introducción al curso Asistente Administrativo

El Asistente Administrativo se encarga de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes.

Funciones principal:

• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:

• Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
• Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
• Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
• Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
• Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:

• Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
• Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
• Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:

• Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
• Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
• Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.

• Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
• Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
• Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
• Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
• Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
• Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:

• Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
• Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
• Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
• Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:

• Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
• Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
• Realizar reportes de gastos.
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Labores diarias

• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
• Interactuar con clientes y atender consultas.
• Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
• Realizar fotocopias.
• Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.
• Organizar reuniones y encargarse de la logística.
• Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

• Manejo de centralita telefónica:

• Poseer un discurso claro.
• Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
• Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:

• Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.
• Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
• Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
• Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
• Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:

• Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
• Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
• Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
• Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento.
• Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:

• Leer e interpretar información efectivamente.
• Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
• Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
• Detallista y meticuloso:

• Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
• Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
• Capacidades administrativas:

• Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
• Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
• Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
• Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
• Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
• Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
• Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.
• Tener buena presencia.