5.3.2. Funciones del Personal
1. Gerente de compras:
- Es responsable de las compras que el hotel debe realizar en alimentos, bebidas y suministros.
- Selecciona los proveedores en coordinación con cada jefe de departamento.
- Establece, con la autorización del gerente, políticas de compra.
- Solicita cotizaciones a los proveedores.
- Proporciona a la gerencia los reportes de compra respectivos.
- Vigila, en coordinación con los jefes de departamento, los máximos y mínimos, así como la rotación de mercancía.
- Formula pedidos a los proveedores.
- Supervisa que los pedidos sean surtidos correctamente.
- Anota en los pedidos el motivo por el que no se seleccionó al primer proveedor.
- Elabora los catálogos de artículos y de proveedores.
- Establece los procedimientos que hay que seguir al realizar las compras.
- Elabora el reporte a gerencia acerca de ahorros en las compras.
- Supervisa las compras directas.
- Vigila, en colaboración con el almacenista, que los pedidos lleguen al hotel de acuerdo con las normas y especificaciones de cada pedido.
- Busca la compra de artículos por la vía corporativa.
- Capacita y supervisa el trabajo de su personal.
- Supervisa y controla su caja chica de compras.
- Cambia los cheques de reembolso de caja chica.
- Autoriza las órdenes de compra.
- Lleva el control de los pedidos.
- Elabora y revisa su presupuesto de gastos del departamento.
- Busca continuamente proveedores para mejorar los actuales.
- Es responsable de la operación de los vehículos del departamento.
- Autoriza los vales para gasolina de vehículos del departamento.
- Da seguimiento a los pedidos (locales y foráneos).
2. Chofer de compras:
- Compra mercaderías para el hotel dentro de la ciudad.
- Conoce y aplica las especificaciones estándar de compra.
- Aplica las técnicas de compra.
- Evalúa la calidad de la mercancía.
- Evalúa la validez de las facturas de proveedores.
- Entrega los contrarrecibos para ser algunos proveedores.
- Paga algunas mercaderías que compra él directamente.
- Entrega la mercadería al almacén o a la cocina.
- Transporta la mercadería comprada en el vehículo del hotel.
- Ayuda al jefe de compras en la selección de nuevos proveedores.
- Entrega las hojas de pedido a algunos proveedores locales.
3. Secretaria de compras:
- Realiza el trabajo secretarial en la oficina.
- Recibe las solicitudes de compra del hotel. D
- Pide cotizaciones por teléfono.
- Folia las solicitudes de compra.
- Pasa las solicitudes de compra para su autorización.
- Elabora las órdenes de compra respectivas.
- Pasa las órdenes de compra para su autorización.
- Envía las copias de la orden de compra a los departamentos.
- Mantiene ordenado y depurado el archivo del departamento.
- Elabora las solicitudes de cheques para compras de contado.
- Vacía la bitácora del departamento las solicitudes de compra.
- Elabora diariamente el reembolso de caja chica.
- Pide diariamente los alimentos y bebidas a los proveedores.
- Atiende las llamadas telefónicas del departamento.
- Elabora toda la correspondencia del departamento.
- Elabora semanalmente el reporte de variación de precios.
- Mantiene buenas relaciones con todos los departamentos del hotel.