4.2 Paso a paso en la operación de eventos
Pasos básicos de la operación turística
Aspectos a tomar en cuenta por los pasos de la operación de un evento
Modelo de cotización de evento
- Producto a Cotizar
- Empresa a la que va dirigido
- Personas totales
- Fecha evento
- Contacto de la empresa
- Saludo y explicación de lo que se está cotizando
- Que incluye (detalles en el caso de las comidas o salones)
- Detalle del alojamiento (si incluye)
- Condiciones detalladas
- Vigencia de la cotización
- Contacto alojamiento
- Datos de transferencia bancaria para reserva
Modelo de formulario de reserva
(interno en el hotel)
- Nombre del evento a realizar
- Datos del cliente
- Datos del evento: Salón, Montaje, servicios de comidas con horarios y detalle, estacionamientos, observaciones.
- Menú de platos fríos
- Menú de platos calientes
- Bar
- Personal necesario
- Big Four (mantelería, loza)
- Montaje con detalle: día, hora, salón, tipo, observaciones
- Flores o jardín (si aplica)
- Notas
Modelo de políticas de eventos
- Condiciones de reserva: condiciones para confirmar un evento, tiempos de reserva y pagos asociados
- Políticas de pagos: porcentajes de pagos en tiempos límite para ejecutarlos.
- Cambios y anulaciones: en qué ámbitos se permite el cambio, que tipos de cambio y penalizaciones si procede (fecha de anticipación y porcentaje de penalización)
- Horarios de entrada y salida del alojamiento
- Condiciones generales: mascotas, toallas, documentación necesarias, etc.
Modelo de encuesta de satisfacción
- Explicar el objetivo de la encuesta y poner en contexto para las respuestas adecuadas.
- Indicar que puntuación y rango se toma en cuenta (por ejemplo: muy malo, malo, regular, bueno, muy bueno)
- Ámbitos de evaluación: atención al cliente, limpieza, habitaciones, baños, salones, iluminación, servicio alimentos y bebidas, implementos en el salón, cumplimiento de horarios, calidad de la comida.
