2.8.1. Procedimiento de Manejo de Grupos
El departamento de ventas o reservaciones enviará al jefe de recepción, con mucha anticipación, el memorándum o notificación de grupo, así como la lista de personas.
En esta notificación se debe incluir la siguiente información:
a) Nombre del grupo.
b) Fecha de llegada.
c) Hora de llegada.
d) Fecha de salida.
e) Hora de salida.
f) Número de habitaciones reservadas.
g) Depósito entregado.
h) Persona responsable o conductor.i) VIP’s en el grupo.
j) Manejo del equipaje.k) Manejo de propinas.
l) Programación en toda la estancia.
m) Eventos en el hotel.
n) Eventos fuera del hotel.
ñ) Manejo de cuentas.
o) Pago de las cuentas.
p) Indicaciones especiales (área en el hotel donde solicitaron preferentemente manta de bienvenida, etcétera).
Con base en esta información se procederá a hacer el prerregistro, el cual consiste en el llenado de las tarjetas de registro con la información correspondiente; así, el huésped, al llegar, sólo registrará su firma o algún otro dato faltante.
Dependiendo de cómo se realice el manejo de las cuentas, se podrían solicitar las tarjetas de crédito para consumos extras, según lo establece la notificación de grupo. En caso de tener alguna cuenta maestra, se recomienda tener el registro de firma del guía o conductor, para no cargar ningún consumo que no esté autorizado por la persona indicada.
Es común que existan variaciones en el número de habitaciones entre los días de estancia del grupo, por lo que se debe tener una memoria anexa a la cuenta (Riostra para justificar los cargos hechos por concepto de habitaciones. En grupos de convenciones muy numerosas los hoteles asignan a una persona como coordinadora del grupo o LIASON entre los organizadores y la operación del hotel.
A la salida del grupo se deben revisar los siguientes aspectos:
- Pago de cuentas.
- Entrega de llaves.
- Revisión de habitaciones (en algunos casos).
A los organizadores se les otorga un regalo sorpresa del hotel y se les invita a llenar el cuestionario de evaluación de los servicios del hotel (cuestionario especial para grupos).