2.7.1. Correspondencia de los clientes

El control y administración de la correspondencia son una parte muy importante del trabajo del recepcionista; desgraciadamente muchas personas no le dan la importancia debida. Se debe tomar en cuenta que el cliente espera recibir noticias de los suyos e información que puede ser vital para sus negocios.

Procedimiento:

• La correspondencia se recibe en la gerencia general.
• Se registra cada pieza.
• Se envían inmediatamente a recepción.
• En recepción se revisar el rack alfabético o computadora.
• Si el huésped está registrado, se debe enviar de inmediato.
• El cliente firma la forma de recibido.

En caso de no estar registrado, se guarda la correspondencia en casilleros ordenados en forma alfabética.

Todos los días, durante todos los turnos, se debe revisar la correspondencia, y en caso de que el huésped no llegue en los siguientes quince días, se deben regresar las cartas a la gerencia, en donde, a su vez, se  regresarán a su destinatario, previo registro en libro de reexpedición de correspondencia.

También existen las llamadas tarjetas de reexpedición de correspondencia, que se usan cuando un huésped sale del hotel y desea que la correspondencia futura se le envíe a determinado lugar. El correo diario se debe revisar con estas tarjetas.