5.4.4. Documentos de Control

a) Guía de Despacho:

Es el documento que acompaña la entrega de la mercadería, su destino es el siguiente:

Original: A quien retira el bien para su traslado.

Duplicado: El emisor. Si corresponde, deberá facturar.

Triplicado: A quien retira el bien, control tributario.

Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que la venta sea al contado.

El Guía e Despacho nunca se considera como documento de pago. El único documento de pago es la factura.

b) Reporte de Compras Diarias:

La función de este documento es controlar el cómputo global de compras realizadas en el día. Se emite desde el Departamento de economato (documento interno) y se enviará diariamente al Departamento de compras para verificar los precios o valoraciones junto con guías de despacho.

c) Ficha de Inventario Permanente:

Sirve para mantener al día las existencias correspondientes a cada artículo en stock y se suele utilizar sobre todo para productos no perecederos, aunque también podemos encontrar en esta ficha de inventario artículos de menaje, material de oficina, consumibles, etc.

Mediante este documento se controlan los stocks máximos y mínimos de cada producto (que previamente han sido definidos por dirección o por F&B) y así obtenemos información veraz de la existencia de cada uno de ellos, recordándonos a su vez cuál es el momento de una nueva reposición. Actualmente este proceso se realiza de forma automática y controlado en todo momento por el programa de almacenes, el cual avisa cuando un artículo llega a su stock mínimo y pudiendo controlar en cualquier momento el número de unidades que tenemos de cada producto.

Toda entrada de artículos siempre se reflejará en el precio de entrada que indique en el albarán, pero su salida y la imputación al departamento de consumo correspondiente se hará según el sistema que también previamente se haya definido. (PEPS, UEPS y PMP).

d) Vale de Pedido:

También es un documento interno que se emite desde cada Departamento de producción y que va dirigido a Economato. Tiene como finalidad la justificación de salidas de economato incluyendo la imputación del gasto al Departamento que lo emita.

e) Parte de Consumo Diario:

Este documento permite relacionar todas las salidas del día que se hayan producido en economato y que se hayan realizado a través de los vales de pedido. Por tanto el parte de consumos diarios sería el sumatorio de todos los vales de pedido.

f) Inventario de Existencias por Sondeos:

Este documento es una relación detallada de todos y cada uno de los artículos existentes en el almacén y sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo concreto. Este tipo de documento se puede hacer desde cualquier punto de vista: