3.2 Técnicas de archivo y gestión documental

Conceptos básicos

Archivar se puede definir como el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Su importancia representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes. Si bien hoy en día los archivos en papel van de salida, siguen habiendo muchas organizaciones que los manejan en paralelo a lo digital .

Gestión documental

•La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

•Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.