3.1 Tipos y redacción de documentos
En el trabajo diario en secretaría nos podemos encontrar con documentos más usados como:
Carta
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). El nombre y la dirección del destinatario suelen aparecen en el anverso del sobre y del remitente en el reverso. La estructura básica de una carta debería contener
• Lugar y fecha: indican dónde se encuentra la persona que envía la carta y qué día la escribe.
• Encabezamiento: es la oración con la que se empieza una carta. En ella se saluda al receptor, invitándolo a leer el contenido de la misma.
• Cuerpo de la carta: es el texto principal que se desea comunicar.
• Despedida: es un saludo con el que se termina una carta.
• Firma: es el nombre de la persona que envía la carta.
Minutas de reunión
Las minutas o actas de reunión son fundamentales para el registro de todo lo que acontece en la misma.
El documento consta de partes bien diferenciadas. Una primera donde se registra la fecha y hora de la reunión, y el objetivo principal redactado. A continuación se enumeran los puntos a tratar en la reunión, con detalle para un total entendimiento.
Posteriormente se registran los asistentes con nombre completo, cargo y firma de puño y letra de su asistencia. En caso de hacerla digital, se puede firmar a posteriori. Por último los acuerdos tomados en la reunión con responsable, el acuerdo en sí y la fecha de entrega o realización de lo acordado.
Para finalizar alguna observación adicional y la próxima reunión en caso que aplique.
Correo Electrónico o E-Mail
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental en la comunicación hoy en día. Además de estar en varias plataformas y de diversas opciones en empresas que los ofrecen a nivel corporativo, el correo electrónico suele tener una estructura bastante similar: •Para: a quién lo envío •CC: si quiero poner en copia a alguien •Asunto: Título del correo •Mensaje: Texto principal del correo. •Firma y datos de contacto
El correo electrónico permite a las personas enviar y recibir mensajes a través de internet. Pueden ser mensajes de texto, imágenes, vídeos, audios o enlaces URL. El funcionamiento de un email es muy fácil y parecido al correo postal tradicional. Ambos permiten recibir y enviar mensajes, que llegan gracias a una dirección de correo electrónico que te tienes que crear. Cada email tiene sus propios buzones, que son los servidores que guardan temporalmente los mensajes hasta que el destinatario los abre y los lee. Una persona podrá leerlo y responder, reenviarlo a otras personas, archivarlo, borrarlo de forma permanente, añadirle etiquetas, derivarlos a la SPAM (correos no deseados o correos basura – publicidad o algo que no sea de interés)
Informes
El informe es un documento escrito que se basa en comunicar cierta información en, por ejemplo, una organización. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones, que además ha de ser leído por una o varias personas, o bien puede quedar archivado para consulta. Generalmente las partes de un informe son:
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•Portada: Contiene los datos del autor, además del título relacionado con el tema que se está tratando, y la fecha de elaboración junto al lugar.
•Título: Se trata de un nombre para identificar el tema o asunto desarrollado en el informe.
•Índice: Esta es una parte opcional del informe, donde se encuentra una organización numérica de los apartados del informe.
•Introducción: Corresponde a una parte fundamental en el informe, pues es una especie de reseña breve sobre el tema que va a estudiarse. La introducción es, en muchas ocasiones, muy importante para que un tema sea comprendido totalmente.
•Desarrollo: Esta es la parte más importante del informe. Aquí, es donde se encuentra el desarrollo de los temas que componen el informe.
•Conclusiones: Se redactan los resultados de la información planteada en el informe. Permite resolver dudas o desarrollar las soluciones de algún problema planteado.
•Bibliografía: Es un área con organización alfabética de los documentos consultados al momento de realizar las investigaciones para el informe.
Memorandum
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa. Es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
•Nombre(s) de a quien se dirige
•Nombre(s) del remitente(s)
•Fecha
•Asunto
•Escrito redactado brevemente.
•Firma(s)
