4.2 Recepción de reservas

Recepción de reservas

Definición:

Es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza  el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.

• Elabora documentos oficiales cruciales en el trabajo de toda la instalación.
• Realiza pronósticos de ocupación para períodos de tiempo, lo que permite estar al tanto de situaciones de overbooking o bajas turísticas.
• Alerta sobre períodos donde debe hacerse una mayor comercialización.
• Mantiene actualizada a la Recepción, respecto a la situación ocupacional, con el objetivo de captar la mayor cantidad de turismo.
• Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.
• Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.
• Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.
• Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.
• Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.
• Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.
• Introduce en el sistema informático de reservaciones  todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.
• Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.
• Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información  posible, y que esta no varíe.
• Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.
• Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.
• Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.